Menjadi Peserta Event Expo / Pameran

      

Stand peserta Pesta Buku Jakarta 2010

Stand Freeport Indonesia di salah satu  event pameran di Jakarta

      Menjadi Peserta Event 

    Mengikuti suatu event sebagai peserta event memerlukan perencanaan yang baikkarena biaya mengikuti event sudah tentu mahal karena suatu event biasa dilaksakanan di gedung yang bergengsi.

Tahap Persiapan yang harus dilakukan adalah

1.    Yang pertama harus diputuskan adalah menentukan apakah keikutsertaan untuk berpromosi atau melakukan penjualan. Hal ini perlu dipastikan dengan mempertimbangkan harapan dari pemilik perusahaan yang akan menjadi peserta event dengan sejumlah uang untuk membiayai keikutsertaan. Bila hanya untuk berpromosi maka tidak fokus pada target penjualan demikian sebaliknya bila fokus pada penjualan maka seluruh sumber daya difokuskan untuk mencapai target tersebut.

2.    Menghitung sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi pencapaian target diatas, termasuk target promosi dalam jumlah pengunjung yang ingin tahu dan target penjualan dalam bentuk rupiah. Bila pilihannya adalah keduanya untuk berpomosi dan melakukan penjualan tentu dibutuhkan sumber daya yang lebih besar lagi dibandingkan hanya satu tujuan

3.    Penampilan stand dibuat semenarik mungkin agar pengunjung dapat leluasa melihat, mengidentifikasi perusahaan, datang ke stand dan mendapat informasi atau produk yang dibutuhkan. Penampilan stand yang baik dihasilkan dari proses yang matang mulai dari disain, pembuatan atribut hingga proses pemasangan atribut di lokasi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti lay out (alur keluar masuk pengunjung, posisi kasir, furniture lain), warna dasar atribut termasuk warna karpet, seragam penjaga stand, dsb

4.    Furniture / atribut stand dipilh yang mudah dipasang dan bongkar, biasanya untuk perlengkapan yang disediakan panitia berupa satu buah meja dan dua buah kursi. Bisa jadi furniture yang disediakan tidak diperlukan dan dapat diganti dengan milik atau disain sendiri. Mengapa mudah dipasang dan dibongkar karena biasanya panitia akan membatasi waktu untuk pasang dan bongkar. Biasanya satu hari sebelum hari pelaksanaan, peserta diberi waktu melakukan pemasangan dan diminta untuk bongkar stand pada hari terakhir lebih kurang 4 jam. Semakin fokus pada penjualan dibutuhkan furniture lebih banyak

5.    Perlengkapan promosi yang akan dibuat seperti spanduk, standing banner, wall banner, poster, flyers, company profile, kartu nama, kostum penjaga stand dsb

6.    Penjaga Stand atau SPG atau SPB yang harus dilatih untuk mendukung tujuan keikutsertaan event tersebut. Penjaga stand sebaiknya dilatih melalui beberapa tahap pelatihan termasuk

a)    Seluk beluk perusahaan misal arti nama, moto, nilai, visi dan misi perusahaan, bisnis yang digeluti, system pemasaran, dan saluran distribusi

b)    Cara menyapa pengunjung, berkenalan dan meminta data pengunjung atau isi buku tamu

c)    Cara menerima pengunjung mulai mempersilakan masuk, duduk dan melakukan presentasi produk, memberi hadiah dsb

d)    Cara menjawab pertanyaan yang mungkin muncul, biasanya perusahaan sudah menyiapkan daftar pertanyaan yang biasa ditanya (frequently ask question)

7.    Menyusun daftar acara atau kegiatan stand, mungkin tidak ada acara khusus tetapi paling tidak setiap penjaga stand memiliki aktivitas harian, bisa dimulai dari persiapan buka stand misal bersih-bersih, rapikan atribut, memastikan jumlah atribut yang tersedia dll

Tahap pelatihan, para calon penjaga stand melaksanakan role play

Peletakan standing banner di dekat pintu masuk dan papan informasi  pameran

Salah satu stand pameran dipenuhi dengan informasi melalui standing banner dan wall banner di dalam stand

Flyers, Brosur, Company Profile dan kartu nama sebagai perlengkapan promosi disiapkan 

Furniture stand menunjukkan tujuan keikutsertaan, disini peserta stand menyediakan meja untuk diskusi dan presentasi singkat serta memberikan hadiah minuman serta makanan ringan untuk pengunung yang berminat mendengar promosi 

Untuk mendukung kegiatan promosi diadakan kegiatan untuk anak-anak seperti membuat kerajinana tangan, menggambar, melipat atau kreasi plastisin

Stand yang menjual produk buku

Salah satu stand yang mempromosikan situs online shop

Stand dipadati dengan furniture display produk menunjukkan tujuan peserta stand  untuk menjual  produk

Salah satu stand yang mempromosikan situs online shop

Tahap Pelaksanaan yang harus dilakukan adalah

1.    Memastikan semua atribut telah terpasang sesuai dengan rencana

2.    Memastikan perlengkapan promosi telah tersedia tau terpasang pada tempat yang ditentukan

3.    Penjaga stand telah siap dengan atribut yang ditetapkan

4.    Melaksanakan kegiatan stand sesuai susunan daftar kegiatan

Tahap Pasca Pelaksanaan yang harus dilakukan adalah

1.    Evaluasi kegiatan harian, jumlah data pengunjung, jumlah penjualan, hal yang ditanya pelanggan dan belum terjawab, produk serta perlengkapan promosi yang diberikan dan tersisa, dsb

2.    Evaluasi kegiatan selama event berlangsung, merekap jumlah data pengunjung, jumlah penjualan, produk serta perlangkapan promosi yang diberikan dan tersisa atau hilang

3.    Membuat Laporan Kegiatan termasuk menyebutkan target yang tercapai serta kesimpulan apakah event ini memberi manfaat pada perusahaan